1. Cosa prevede la disciplina whistleblowing?
Ai sensi del D.Lgs. n.24/2023 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937, la disciplina whistleblowing garantisce tutela in termini di riservatezza e protezione a chi effettui segnalazioni (c.d. whistleblower) di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di ENPAM.
2. Chi può segnalare una violazione?
Tutti i lavoratori subordinati (sia con contratto a tempo indeterminato che determinato, sia part time, che full time, anche in comando e distacco presso altri enti); prestatori di lavoro coordinato e continuativo (cd. parasubordinato); i fornitori; gli appaltatori e subappaltatori; i titolari di un rapporto di collaborazione; i liberi professionisti ed i consulenti esterni; gli stagisti e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti; componenti del Consiglio di amministrazione; i componenti dell’Assemblea Nazionale; il Direttore Generale; i Direttori di Area e/ Struttura ed i Dirigenti; il Presidente quale rappresentante legale di Fondazione; altri soggetti con funzione di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
3. E’ possibile avvalersi del supporto di terzi per effettuare una segnalazione? Chi è il Facilitatore?
Sì, qualora il segnalante nell’effettuare la segnalazione si sia avvalso dell’aiuto di una persona fisica che opera nel suo medesimo contesto lavorativo (c.d. “Facilitatore”), è opportuno che indichi in piattaforma i suoi riferimenti e descriva che tipo di attività di supporto ha effettuato. Ciò è necessario per garantire anche al Facilitatore le stesse misure di protezione e tutela previste per il segnalante: la sua identità e il tipo di supporto prestato al segnalatore saranno coperti da riservatezza.
4. Cosa può essere segnalato?
Qualsiasi comportamento, atto o omissione, che leda l’interesse pubblico ovvero l’integrità di ENPAM. Non possono essere considerate come segnalazioni, invece, le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse meramente di carattere personale della persona segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro anche con le figure gerarchicamente sovraordinate (a mero titolo esemplificativo, richieste di inquadramento superiore, di pagamento di differenze retributive, impugnazione di licenziamenti e/o trasferimenti, etc.).
5. Chi può essere segnalato?
Chiunque (sia persone fisiche, sia persone giuridiche). La persona cui è attribuita la “violazione”, o che comunque è implicata nella violazione, è definita “persona coinvolta”.
6. Come può essere effettuata una segnalazione?
Le segnalazioni whistleblowing devono essere effettuate attraverso l’apposito canale interno predisposto da ENPAM, ai sensi della normativa vigente. Si tratta di una piattaforma informatica che garantisce la massima riservatezza e l’efficacia della segnalazione laddove correttamente utilizzata dal segnalante secondo chiarimenti divulgati da Enpam. È possibile accedere alla piattaforma collegandosi al sito internet enpam.sibilus.com.
7. Cosa accade se si effettua una segnalazione con modalità diverse dal canale interno (ad es. via e-mail o via raccomandata)?
ENPAM prenderà comunque in considerazione le segnalazioni che dovessero pervenire alla Fondazione con modalità diverse dal canale interno (ad es., via e-mail), provvedendo a trasferirla sulla piattaforma informatica attraverso la sezione “inoltra segnalazione”; contestualmente, al segnalante che abbia fornito almeno un recapito telefonico o e-mail è dato avviso dell’inoltro della segnalazione e gli è comunicato ‒ in modo automatico direttamente dalla piattaforma ‒ il codice della segnalazione di cui ENPAM non sarà a conoscenza. In assenza di un valido recapito, non sarà possibile ricevere il codice di segnalazione e dunque monitorare lo stato della segnalazione o interloquire con ENPAM.
E’ fortemente suggerito utilizzare l’apposito canale interno di segnalazione (ossia la piattaforma), poiché tutti gli altri mezzi non sono in grado di mantenere lo stesso livello di riservatezza.
8. Chi riceverà la segnalazione?
Una volta correttamente inoltrata la segnalazione attraverso la piattaforma, la stessa è ricevuta dal Responsabile della Trasparenza, quale funzione interna di ENPAM cui spetta la gestione del canale interno.
9. Cosa accade se si effettua una segnalazione ad un soggetto diverso dal gestore del canale?
Il soggetto diverso dal Responsabile della Trasparenza che riceva una segnalazione erroneamente recapitatagli è tenuto ad inserire tale segnalazione sulla piattaforma informatica attraverso l’apposita sezione “inoltra segnalazione”, dandone avviso al segnalatore.
E’ fortemente suggerito l’utilizzo dell’apposito canale interno di segnalazione (ossia la piattaforma), poiché in tutti gli altri casi non è possibile mantenere lo stesso livello di riservatezza.
10. Come è gestito il canale interno di segnalazione?
Il canale è gestito, nella massima riservatezza, dal Responsabile della Trasparenza di ENPAM (o dal Comitato di Controllo Interno in caso di conflitto d’interessi del Responsabile della Trasparenza), con il supporto operativo del proprio Ufficio (Ufficio Trasparenza). Sempre rispettando i profili di massima riservatezza, nella valutazione della segnalazione interverrà anche il Comitato di Controllo Interno (o il Collegio Sindacale, in caso di conflitto d’interessi del Comitato) ed eventualmente consulenti esterni. Le segnalazioni che risultino fondate saranno portate a conoscenza, sempre garantendo la massima riservatezza, agli Organi Sociali di ENPAM affinché adottino le opportune determinazioni (ad es., procedimento disciplinare nei confronti del segnalato presunto autore della violazione).
11. Chi potrà avere accesso alla segnalazione?
La segnalazione è strettamente confidenziale e i dati in essa contenuti sono garantiti da massima riservatezza. Possono accedere alla segnalazione, ma con diverso grado di visibilità, il Responsabile della Trasparenza, l’Ufficio Trasparenza e il Comitato di Controllo Interno (oppure il Collegio Sindacale in caso di conflitto di interessi di quest’ultimo). Tali funzioni potranno avvalersi, ove necessario, di consulenti esterni (es. legali), nel rispetto naturalmente della riservatezza dei dati.
12. Il management di ENPAM verrà a conoscenza della segnalazione?
La segnalazione è strettamente confidenziale ed è garantita da massima riservatezza; se risulta fondata, il management di ENPAM ne sarà informato affinché prenda gli opportuni provvedimenti (ad es., apertura del procedimento disciplinare nei confronti del segnalato presunto autore della violazione).
13. Chi valuterà la segnalazione?
L’ammissibilità della segnalazione è valutata dal Responsabile della Trasparenza (o dal Comitato di Controllo Interno in caso di conflitto d’interessi del Responsabile di Trasparenza). Il merito della segnalazione è valutato dal Comitato di Controllo Interno (o dal Collegio Sindacale nei casi di conflitto d’interessi del primo), eventualmente col supporto di consulenti esterni, il quale stabilità se la segnalazione sia fondata o meno. In ogni momento è garantita la riservatezza della segnalazione e dell’identità del segnalante, della persona coinvolta nonché delle persone comunque menzionate.
14. Quali possono essere gli esiti della segnalazione?
La segnalazione inammissibile è, in quanto tale, archiviata. Allo stesso modo è archiviata la segnalazione infondata. La segnalazione fondata può determinare l’apertura di un procedimento disciplinare nei confronti della persona coinvolta e/o persone coinvolte. Qualora avesse ad oggetto illeciti rilevanti sotto il profilo penale o erariale, la segnalazione potrebbe essere inviata all’Autorità giudiziaria ordinaria e contabile ed incardinare quindi un procedimento penale o un giudizio contabile dinanzi alla Corte dei Conti.
15. C’è un’autorità cui rivolgersi nel caso in cui il canale di segnalazione interna non sia efficace?
E’ prevista la possibilità di effettuare la segnalazione attraverso il canale esterno predisposto da ANAC (Autorità nazionale anticorruzione) quando il segnalatore abbia fondati motivi per ritenere che dalla segnalazione possa derivare un atto di ritorsione o la violazione da segnalare possa costituire un pericolo imminente per l’interesse pubblico.
16. Quali tutele sono previste per il segnalante?
Il segnalante ha innanzitutto una tutela in termini di riservatezza: senza il suo consenso espresso, la propria identità e qualsiasi altra informazione da cui la stessa possa, direttamente o indirettamente, evincersi non possono essere rivelate a soggetti diversi dal Responsabile della Trasparenza.
Inoltre, il segnalante è tutelato da qualsiasi atto ritorsivo che sia conseguente alla segnalazione (ad es., demansionamento, licenziamento, mobbing etc.). Gli atti ritorsivi sul piano giuridico sono nulli.
Infine, il segnalante in buona fede non incorrerà in responsabilità in caso di rivelazione di informazioni coperte da obbligo di segreto, da tutela del diritto d’autore ovvero da obblighi di riservatezza e di protezione dei dati personali.
17. Sono ammesse segnalazioni anonime?
ENPAM ammette, sempre attraverso la piattaforma informatica, anche segnalazioni anonime, sia scritte che orali, purché debitamente circostanziate. Le segnalazioni anonime prive di dettagli sufficienti alla trattazione saranno archiviate in quanto inammissibili.
E’ fortemente consigliato l’invio di segnalazioni nominative: le tutele previste dalla disciplina whistleblowing sono applicabili solo ai segnalanti che abbiano rivelato (anche in seguito alla prima interlocuzione) la propria identità, che resterebbe ad ogni modo riservata e confidenziale.
18. L’identità del segnalante è protetta?
Sì, l’identità del segnalante è conosciuta soltanto dal Responsabile della Trasparenza e relativo Ufficio. Tali informazioni sono protette mediante crittografia.
19. Chi può avere conoscenza dell’identità del segnalante?
L’identità del segnalante è nota soltanto al Responsabile della Trasparenza quale gestore del canale interno di segnalazione. Tuttavia, se la segnalazione risulta ammissibile potrebbe essere richiesto al segnalante, previo avviso scritto delle motivazioni, il consenso a rivelare la propria identità:
a) nel procedimento disciplinare, qualora la contestazione nei confronti del segnalato sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, pena l’inutilizzabilità della segnalazione;
b) nel corso della gestione della segnalazione, qualora l’identità del segnalato risulti indispensabile anche ai fini della difesa dell’incolpato.
La segnalazione, qualora avesse ad oggetto illeciti rilevanti sotto il profilo penale o erariale, potrebbe essere inviata all’Autorità giudiziaria ordinaria e contabile, e potrebbe essere necessario rivelare alle Autorità l’identità del segnalante.
20. Da quando è possibile effettuare le segnalazioni whistleblowing?
La piattaforma di ENPAM è attiva a partire dal 15 luglio 2023, sulla base della normativa vigente
21. Quanto tempo sarà conservata la segnalazione?
ENPAM conserverà la segnalazione – nella massima riservatezza – per il tempo strettamente necessario alla sua trattazione, e in ogni non oltre 5 anni dall’inoltro.
22. Che responsabilità possono sorgere in virtù della segnalazione?
I segnalanti in buona fede non incorrono in alcuna responsabilità; viceversa, la segnalazione effettuata in malafede, cioè nella consapevolezza della sua infondatezza e/o con dolo o colpa grave con finalità di recar danno all’interesse pubblico e/o all’integrità della Fondazione e/o suoi dipendenti, collaboratori e/o amministratori può determinare la responsabilità – penale, civile, contabile e disciplinare – del segnalante.